Tugas PK Kelompok 6

MODUL

CARA MENGOLAH NILAI, MEMBUAT JADWAL DENGAN MICROSOFT EXCEL DAN MEMBUAT MAIL MERGE

MAKALAH

DISUSUN GUNA MEMENUHI TUGAS

                 MATA KULIAH             : PRAKTEK KOMPUTER

                 DOSEN PENGAMPU   : AMIN SUKRON, MT.

 

DISUSUN OLEH :

1.     SITI SRI AZIZATUL N. H.                102340022   

2.     FERI SETIAWAN                               102340026

3.     ROMADHON SAPRIL SAHID          102340031

TARBIYAH PGMI 6

INSTITUT AGAMA ISLAM IMAM GHAZALI ( IAIIG )

KESUGIAN – CILACAP

DAFTAR ISI

                                                                                                          Halaman   

HALAMAN JUDUL...............................................................................................     i

DAFTAR ISI............................................................................................................    ii

BAB I PENDAHULUAN................................................................................... ....    1

A. Latar Belakang...............................................................................................    1

B. Rumusan Masalah...................................................................................... ....    1

BAB II Pembahasan........................................................................................... ....   2

A.    Mengolah Nilai Dengan Microsoft Excel ……………………………….....    2

B.     Membuat Jadwal Pelajaran Dengan Microsoft Excel....................................   10

C.     Membuat Mail Merge.....................................................................................   15

BAB III PENUTUP............................................................................................        20

DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................        21

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Komputer sangatlah mutlak dibutuhkan dalam pendidikan. Hal ini ditunjukan dengan adanya berbagai laporan yang berformat komputer yang dibuat oleh instasi pendidikan terkait seperti laporan data nilai UN yang diharuskan memakai soft copy yang tentunya dibuat dalam komputer. Selain itu komputer juga sangatlah penting dalam rangka menunjang proses harian pendidikan itu sendiri seperti contoh: dalam pembuatan jadwal, rekap nilai serta pembuatan surat Almamater.

Oleh karena itu kami kelompok 6 mencoba memberikan beberapa cara dalam penyusunan format data penunjang pendidikan. Kali ini kami berkesempatan untuk menjelaskan tentang bagaimana cara menyusun rekap nilai dan jadwal pelajaran dalam Microsoft Excel serta pembuatan Mail Merge untuk keperluan surat-menyurat dalam satuan pendidikan tertentu. Semoga bermanfaat.

B. Rumusan Masalah

1.      Cara mengolah nilai dengan microsoft excel

2.      Membuat jadwal dengan microsoft excel dan

3.      Membuat mail merge

BAB II

PEMBAHASAN

A.  MENGOLAH NILAI DENGAN MICROSOFT EXCEL

Ada banyak sekali rumus dalam MS. Excel yang biasanya digunakan untuk mengolah data. Rumus-rumus tersebut bertujuan untuk mempermudah dalam pengolahan data. Rumus-rumus yang biasa digunakan untuk pengolahan nilai antara lain ialah; SUM (untuk menghitung jumlah), AVERAGE (untuk menghitung rata-rata), MAX (untuk mencari nilai tertinggi), MIN (untuk mencari nilai terendah), RANK (untuk menentukan rangking), dan lain-lain.

Untuk lebih jelasnya bagaimana cara menggunakan rumus-rumus tersebut, kita dapat melihat dalam pembahasan berikut.

1.      Menghitung Jumlah (SUM)

Contoh Table nilai:

 

Gambar 1. Tabel Nilai

Ada dua cara untuk menghitung suatu data menggunakan fungsi SUM, yaitu:

a.      Menggunakan cara manual

Yaitu dengan menuliskan secara manual sel-sel yang akan kita jumlahkan. Dari gambar diatas, misalnya kita akan menghitung jumlah nilai dari sel C5 sampaisel G5. Maka rumus penulisannya ialah:

=SUM(C5:G5) kemudian tekan ENTER

 

Gambar 2. Menghitung jumlah nilai secara manual

Setelah ditekan ENTER, maka hasilnya ialah:

 

Gambar 3. Hasil perhitungan nilai secara manual

            Selanjutnya untuk menghitung jumlah nilai siswa yang lain, kita tinggal men-drag kebawah pointer yang ada di sel H5.

b.      Menggunakan AutoSum

Untuk menghitung jumlah nilai secara cepat kita dapat menggunakan fungsi AutoSum ( ∑ ).

 

Gambar 4. Letak menu AutoSum di toolbar

Caranya ialah, pertama kita letakan pointer ditempat yang diinginkan (misalnya di sel H5), kemudian tekan tombol AutoSum ( ∑ )di toolbar, lalu sorot range yang akan dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:G5), dan kemudian tekan ENTER.

2.      Cara Menghitung Rata-Rata (Average)

Contoh tabel nilai:

 

Gambar 5. Contoh tabel nilai

Untuk menghitung rata-rata suatu nilai kita dapat menggunakan fungsi AVERAGE.  Dari gambar diatas, misalnya kita akan menghitung nilai rata-rata dari sel C5 sampai sel G5. Maka penulisan rumusnya ialah:

=AVERAGE(C5:G5) kemudian tekan ENTER.

 

Gambar 6. Rumus Average

Setelah ditekan ENTER, hasilnya menjadi:

 

Gambar 7. Hasil perhitungan rata-rata nilai

Selanjutnya untuk menghitung rata-rata nilai siswa yang lain, kita tinggal men-drag kebawah pointer yang ada di sel I5.

3.      Mencari Nilai Tertinggi (MAX)

Untuk mencari nilai tertinggi dari suatu kumpulan data/nilai, kita dapat menggunakan fungsi MAX.

Contoh tabel Nilai

 

Gambar 8. Contoh tabel nilai

Dari gambar diatas, misalkan kita akan mencari nilai tertinggi dari nilai Rata-rata/Nilai Akhir. Caranya ialah, pertama letakkan pointer di sel I10.

 

Gambar 9. Sel I10

Kemudian di sel I10 ketikkan rumus:

=MAX(I5:I9) kemudian tekan ENTER. Hasilnya ialah:

Gambar 10. Hasil perhitungan nilai tertinggi

4.      Mencari Nilai Terendah (MIN)

Untuk mencari nilai terendah dari kumpulan nilai, kita dapat menggunakan fungsi MIN. Contoh tabel Nilai:

 

Gambar 11. Contoh tabel nilai

Dari gambar diatas, misalkan kita akan mencari nilai terendah dari nilai Rata-rata/Nilai Akhir. Caranya ialah, pertama letakkan pointer di sel I11.

 

Gambar 12. Sel I11

            Kemudian disel I11 ketik rumus pencarian nilai terendah:

            =MIN(I5:I9) kemudian tekan ENTER. Hasilnya ialah:

 

Gambar 13. Hasil perhitungan nilai terendah

5.      Menghitung Rangking (RANK)

Untuk menentukan ranking/peringkat dari suatu data, kita dapat menggunakan fungsi RANK.

Contoh tabel nilai:

 

Gambar 14. Contoh tabel nilai

                        Misalkan dari data diatas kita akan menentukan rangking dengan melihat rata-rata. Yang nilai rata-ratanya tertinggi maka dialah yang akan mendapatkan rangking pertama.

Cara menentukan rangking ialah;pertama letakkan pointer ditempat yang diinginkan (misalnya di sel J5), lalu di sel J5 ketik rumus berikut:

=RANK(I5;$I$5:$I$9;0) kemudian tekan ENTER.

 

Gambar 15. Rumus mencari rangking

            Deskripsi rumus:

=	:	Setiap rumus pasti ditandai dengan sama dengan.
RANK	:	Adalah fungsi yang digunakan untuk menentukan rangking/peringkat.
Tanda kurung ( )	:	Setelah penggunaan fungsi pasti diikuti dengan tanda “kurung buka” dan diakhiri dengan “kurung tutup”.
I5	:	Adalah sel kunci untuk menentukan rangking atau peringkat, pada contoh ini I5 adalah sel pertama di tabel Nilai Rata-rata.
$I$5:$I$9	:	Adalah data dari nilai rata-rata yang telah diabsolutkan (nilainya tetap). Untuk meng-absolutkan data bisa dilakukan dengan cara blok data yang akan diabsolutkan, di contoh misalnya blok data dari sel I5 sampai sel I9 (I5:I9) kemudian tekan tombol F4 di keyboard supaya data tersebut menjadi $I$5:$I$9.

Setelah di ENTER, maka hasilnya adalah sebagai berikut:

 

Gambar 16. Hasil pencarian rangking

            Selanjutnya untuk menentukan rangking dari siswa yang lain, maka kita tinggal men-drag kebawah pointer yang ada di sel J5.

 

Gambar 17. Cara men-drag sel

            Setelah di drag, maka hasilnya adalah sebagai berikut:

           

Gambar 18. Hasil pencarian rangking/peringkat

B.     MEMBUAT JADWAL  DENGAN MICROSOFT EXCEL

Jadwal pelajaran merupakan salah satu perangkat pembelajaran yang memiliki peranan yang sangat penting. Tanpa adanya jadwal tentunya kegiatan pembelajaran di dalam suatu satuan pendidikan tidak dapat berjalan dengan lancar, efektif dan efisien.

Untuk mempermudah dalam pembuatanya penulis akan memberikan beberapa penjelasan tentang bagaimana cara membuat tabel jadwal pelajaran yang tentunya dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel yang memang dikhususkan untuk membuat laporan data maupun tulisan dalam bentuk tabel sehingga dapat mempermudah dalam merealisasikan tabel/kolom yang kita inginkan

      Langkah-langkah membuat Jadwal Pelajaran

Untuk mempermudah penjelasan penulis membagi pembuatan jadwal mejadi beberapa tahap:

Ø  Tahap I    : Membuat judul jadwal

Ø  Tahap II   : Membuat garis tabel

Ø  Tahap III : Pengisian kolom tabel serta mengedit format tabel

v  Tahap I : Membuat Judul Tabel

Langkah langkah:

1)      Buka aplikasi Microsoft Exel pada komputer anda pilih/klik sel tempat dimana judul tabel akan dimasukkan:

2)     Ketikan judul data yang akan dimasukkan Misalnya ketik “Jadwal Pelajaran MI Ma’arif 03 Gentasari”/ yang lainya, kemudian tekan enter untuk mengakhirinya. Untuk mengedit data yang telah diketik, tekan F2 atau Double klik di sel yang ingin diedit.

v  Tahap II : Membuat Garis Tabel

Langkah langkah:

1)      Blok seluruh sel yang ingin diberi garis tabel sesuai dengan kebutuhan.

2)      Letakan kursor pada sel yang sudah diblok kemudian klik ikon

Maka akan terlihat seperti gambar dibawah ini:

 

Garis dari tabel di atas berfungsi untuk membantu dalam pembuatan tabel. Untuk mengubah Style kita bisa lakukan dengan mengeklik tanda panah disamping ikon atau masuk ke Klik kanan à Format Cells à Border.

v  Tahap III : Pengisian kolom tabel serta mengedit format tabel

Dari kedua langkah diatas langkah ini merupakan langkah yang cukup rumit karena sudah masuk ke dalam Format Table, oleh karena itu dibutuhkan kecermatan yang lebih.

Langkah-langkah:

1)      Klik sel yang akan diisi dengan data dan ketik No, Kelas, Waktu dan Hari serta Nama Hari/Kode Guru (KD) dan Mata Pelajaran. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini:

 

Dari gambar di atas dapat dilihat bahwa data yang diisi masih apa adanya dan terkesan kurang elegan, Seperti Judul, No, Kelas, Waktu dan Hari membutuhkan beberapa penggabungan sel (Merge sel) agar lebih rapi. Selain itu, letak tulisan/alignment juga masih belum teratur; kemudian Front Style, ketebalan huruf dan Lebar Kolomnya juga masih belum rapi.

Untuk merapikan tabel di atas, penulis mencoba menjelaskan bagaimana cara mengunakan tool/alat yang tersedia sehingga mempermudah proses perapihan. Untuk lebih jelasnya lihatlah langkah berikutnya.

2)      Merapihkan front dan kolom Dengan Format Cell Tool’s Ikon.

a)      Menggabungkan Sel (Merge Cell)

·      Blok bagian yang ingin digabung sebagai contoh:

·      Klik tab Home -> Ketik ikon Merge Center – OK :

 

Lakukan pada sel-sel yang lain yang diinginkan.

b)     Mengatur Front Style

                                                                     -     Blok bagian yang ingin diatur

                                                                     -    

1

3

2

4

Klik tab Home -> Klik ikon Front Group.

                                                                     -     Pilih dan atur sesuai kebutuhan.

No.1  = untuk mengatur gaya teks

No.2  = untuk mengatur ukuran front

No.3  = untuk mengatur ketebalan, kemiringan, dan garis bawah

No.4  = untuk mengatur warna front

c)      Mengatur Posisi Teks/Alignment

                                                                -          Blok bagian yang ingin diatur posisi teksnya.

                                                                -          Klik tab Home kemudian klik ikon Alignment Tool

 

                                                             -            Pilih dan atur sesuai kebutuhan.

d)      Mengcopy dan Memindahkan Isi Sel

ü  Mengcopy Sel

-       Blok sel yang ingin di-Copy

-       Klik Kanan à Copy / (Ctrl + C)

-       Pilih sel untuk menempatkan hasil copy-an

-       Klik Kanan à  Paste / (Ctrl + V) untuk mengeluarkan isi copyan

ü  Memindahkan Sel

-       Blok sel yang ingin dipindahkan

-       Klik Kanan à Cut  / (Ctrl + X)

-       Pilih sel yang baru untuk meletakkan hasil pindahan

-       Klik Kanan à Paste  / (Ctrl + V)

e)      Membuat Nomor Berurut

-       Ketik angka pada sel yang diinginkan

-       Blok sel tersebut

-       Letakkan pointer pada sudut kanan bawah hingga keluar tanda tambah +.

 

-       Drag ke arah bawah dan lepas maka akan muncul tanda        .

                                                            àUntuk mengopy

                                                            àUntuk mengurut auto

                                                            àHanya format saja

                                                            àHanya tulisan tanpa format

-       Pilih Fill Series. Maka nomor akan berurutan secara otomatis menjadi 1, 2, 3....dst.

f)       Format Cell

1.      Merubah ukuran kolom dan baris

                                                                              -     Letakkan pointer di pembatas kolom yang ingin diubah ukurannya, lalu drag sesuai dengan ukuran yang di inginkan.

Geser sesuai Ukuran yang diinginkan

2.      Merubah ukuran baris 

                                                                              -     Letakkan pointer di pembatas baris yang ingin diubah ukurannya, lalu drag sesuai dengan ukuran yang di inginkan.

Geser sesuai Ukuran yang diinginkan

3.      Merubah style/ gaya garis kolom 

                                                                       -            Blok seluruh sel yang ingin diubah gaya garis tabelnya.

                                                                       -            Letakan kursor pada sel yang sudah diblok kemudian Klik Kanan à  Format Cell à Border. Maka akan muncul dialog dibawah:

 

                                                                       -            Pilih Style kolom yang anda inginkan.

Berikut adalah contoh Style Kolom, Front serta Format Colum Width yang kami pilih:

 

4.    Mewarnai sel

Untuk mempermudah dalam membaca pembagian tugas, sebuah jadwal biasanya dibubuhi warna untuk membedakan antara tugas guru yang satu dengan yang lainya

Langkah-langkah:

                                                                                     -            Pilih atau blok salah satu/lebih sel yang akan kita warnai.

                                                                                     -            Klik tanda panah disamping ikon Fill  maka akan muncul palette dialog, kemudian pilih warna yang anda sukai:

                                                                                     -            Mulailah kreasi warna anda seperti kreasi warna kelompok kami/sesuai dengan keinginan anda:

 

C.  MEMBUAT MAIL MERGE

Mail merge merupakan salah satu vitur yang disediakan oleh microsoft word yang berfungsi membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Selain itu mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

·         Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

·         Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada modul kali ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:

·         Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.

·         Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.

·         Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain. Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

      Langkah-langkah membuat mail merge

v  Tahap I : Membuat Data Source

1.      Buatlah data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat dan close. Sebaiknya jangan menyelipkan judul ataupun tulisan yang lainya agar data source dapat dengan mudah untuk di merge/digabungkan.

v  Tahap II : Membuat Dokumen Master

2.      Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini kemudian simpan dengan nama Master Surat. Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. Kedua dokumen ini sebaiknya ditaruh dalam satu folder agar mudah dalam mencarinya ketika akan melakukan pengeditan.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

v  Tahap III : Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

3.      Pilih Mailings tab

4.      Selanjutnya kita akan memilih data source:

 

Pada Start Mail Merge Group, klik Start Mail Merge dan pilih format yang akan dipakai sebagai contoh pilih Letter (untuk membuat surat), Envelopes (untuk membuat Amplop), Label (untuk membuat label) dsb. Akan tetapi karena kita ingin membuat surat maka klik Letter kemudian pilih klik Select Recipients.

5.      Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

 

6.      Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

7.      Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.

8.      Taruh di kursor samping tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab klik Insert Merge Field                                 dan pilih Nama.

9.      Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua  <<data field>>.

 

v  Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.

v  Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:

1.     Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.

2.    Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.

v  Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.

 

ü  Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results.
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.

ü  Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.

 

v  Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

 

Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

·         Print Documents, untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:

1.      All untuk mencetak semua surat.

2.      Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.

3.      Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

·         Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru. Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu). Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

I.                   Ada banyak rumus dalam Microsoft excel yang digunakan untuk mengilah data. Rumus-rumus tersebut bertujuan untuk mempermudah dalam mengolah data baik yang sedikit maupun data yang banyak. Dalam hubungannya dengan pengolahan nilai, rumus-rumus dalam ms. Excel sangatlah berguna. Rumus-rumus yang biasa digunakan dalam pengolahan nilai antara lain; Sum, Average, Max, Min, Rank, dan lain-lain.

II.                Jadwal pelajaran merupakan salah satu perangkat pembelajaran yang memiliki peranan yang sangat penting. Tanpa adanya jadwal tentunya kegiatan pembelajaran di dalam suatu satuan pendidikan tidak akan berjalan dengan lancar, efektif dan efisien. Untuk mempermudah dalam pembuatanya kita dapat menggunakan aplikasi Microsoft Excel yang memang dikhususkan untuk membuat laporan data maupun tulisan dalam bentuk tabel, sehingga dapat mempermudah dalam merealisasikan tabel/kolom yang kita inginkan.

III.             Mail merge merupakan salah satu vitur yang disediakan oleh microsoft word yang berfungsi membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Selain itu mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.